Live Power: Real-Time Event Staff Management Platform

Live Power：リアルタイムイベントスタッフ管理プラットフォーム

Unique Technologiesは、日本有数のイベント制作会社であるLive Power向けに、ミッションクリティカルな指令プラットフォームを構築しました。これにより、大規模なコンサートやフェスティバル、ライブイベントにおいて、1万人以上のスタッフをリアルタイムで統括し、モバイルによる即時更新と高度な人員管理を実現しました。

概要

7万人の観客で満員となるスタジアムコンサート。その裏側では、それを支える大勢のスタッフの存在はほとんど見えません。バックステージでは、数百人のクルーが機材の搬入、セキュリティエリアの管理、アーティスト対応、突発的な問題への対応を、すべてリアルタイムで行っています。

日本有数のイベント制作会社であるLive Powerにとって、こうした大規模な運営を統括することは、スプレッドシートやグループチャットに依存した混乱との戦いでした。500人規模のイベント管理でさえ困難であり、複数のフェスやコンサートで1万人以上のスタッフを同時に管理することは、従来のツールではほぼ不可能でした。Live Powerは、日本のライブエンターテインメント業界の規模、スピード、不確実性に対応できるリアルタイム指令プラットフォームを必要としていました。

主要指標

1万人以上のスタッフを同時に管理しながら、パフォーマンス上の問題を発生させませんでした。

ローンチイベントでは5万人が来場し、日本最大級の夏の音楽フェスの一つとなりました。

3日間にわたり、12の会場ゾーンで800人のスタッフを統括しました。

課題

前例のない規模でのリアルタイム連携

数千人規模の同時ユーザーに対して更新を即時同期しつつ、サブ秒レベルの応答速度を維持するシステムの構築には、高度なアーキテクチャが求められました。課題は単なる技術的パフォーマンスにとどまりません。ネットワークが混雑し、全員が同時にスマートフォンを確認する状況でも、重要な情報を適切な人に、適切なタイミングで確実に届ける必要がありました。

混雑した現場環境に対応するモバイルファースト設計

スタッフはデスクに座って作業するわけではありません。ステージ間を移動し、騒がしい環境で機材を管理しながら、その場で問題解決を行っています。そのため、インターフェースは片手操作が可能で、強い日差しの下や暗所でも視認でき、重要な情報を一目で把握できる必要がありました。また、通信環境が不安定または混雑している場合でも、安定して動作することが求められました。

柔軟性を損なわないインテリジェントなスケジューリング

従来の手動によるスケジューリングはイベントごとに数日を要していましたが、高い柔軟性を備えていました。私たちは作業の90％を自動化しつつ、現場での判断や迅速な変更対応が可能な柔軟性を維持する必要がありました。過度に硬直したシステムは、適応力が求められるライブイベントの現場では機能しません。

ミッションクリティカルな運用に対応するゼロダウンタイムアーキテクチャ

稼働中のイベント中にスケジューリングプラットフォームが停止すると、単なる不便にとどまらず、アーティストの安全、法令遵守、そして顧客との関係にまで影響を及ぼします。そのため本プラットフォームには、データベース障害、急激なトラフィック増加、インフラトラブルといった最悪の状況においても、最も重要なタイミングで高い信頼性を維持できるアーキテクチャが求められました。

日本市場におけるデータコンプライアンス

日本のデータ保護要件により、スタッフの個人情報、運用データ、顧客情報といった機微なデータは適切に分離され、日本国内のデータセンターに保管される必要がありました。そのため、グローバルなパフォーマンス基準を維持しつつ、国際的なイベント運営にも対応できるよう、地理的シャーディングを取り入れたアーキテクチャが求められました。

ソリューションと実装

本プラットフォームは、イベント駆動型のマイクロサービスアーキテクチャで構築されており、変更内容がすべての接続システムへ即座に反映される仕組みを実現しました。管理者がスタッフの配置を変更すると、その情報はモバイルアプリ、管理ダッシュボード、レポートシステムへ同時に伝播し、高負荷時でも通常1秒以内に反映されます。

各マイクロサービスは独立したデータベースとビジネスロジックを持ち、障害の連鎖を防ぎます。たとえばレポート機能に問題が発生しても、スタッフの配置管理やモバイル通知には影響しません。このアーキテクチャの分離性は、部分的な障害がコア業務に影響を与えられないライブイベントの現場において極めて重要でした。

システムフロー：

Unique Technologies — （マネージャーの操作 → イベントキュー → 並列処理：
  ├─ モバイルプッシュ通知
  ├─ ダッシュボード更新
  ├─ 割り当て確認
  └─ 監査ログ記録）

地理的なデータベースシャーディングにより、日本のユーザーデータは規制遵守と最適なパフォーマンスのために東京のデータセンターに保持され、インフラ障害時でも継続性を確保するためにバックアップリージョンへの自動フェイルオーバーが行われます。

スマートスケジューリングエンジン

スケジューリングシステムは、従来は数日かかっていた作業を、インテリジェントな自動化によって数分で完了できるように変革しました：

AIによるマッチング支援

アルゴリズムは、スタッフのスキル、資格、勤務地、過去の評価、稼働可能状況を分析し、最適な配置案を提示します。通常500人規模のイベントであれば、従来は数日かかっていた人員配置を30秒以内に提案できます。

コンフリクト検知

システムは、ダブルブッキング、資格の不一致、休憩義務違反、残業上限の超過などを割り当て確定前に自動検知し、従来は現場で初めて発覚していた問題を事前に防止します。

テンプレートライブラリ

プロダクションマネージャーは、イベントの種類（フェスティバル、アリーナコンサート、企業イベントなど）ごとに実績のある人員配置パターンをテンプレートとして保存し、新規イベントの初期設定として活用できます。これにより、これまで経験豊富なマネージャーの頭の中にしかなかったノウハウを組織的に蓄積・活用できるようになりました。

一括操作

マネージャーは数クリックでチームや部署単位の一括割り当てを行い、その後に必要に応じて個別調整が可能です。インターフェースは全体的な操作と詳細な調整の両方に対応し、効率性と精度のどちらも損なうことなく作業を行えます。

モバイルファーストのスタッフ向けインターフェース

実際のイベント現場（騒音が多く、変化が速く、通信環境が不安定になりがち）を前提に、モバイル体験を設計しました：

QRコードチェックイン：会場の入口でスタッフがQRコードをスキャンすることで、ステータスが即時更新され、必要な通知が自動的にトリガーされます。これにより、紛失や未処理が発生しがちな手書きの出席管理を置き換えました。
プログレッシブWebアプリ（PWA）：iOSやAndroidの個別アプリのインストールを不要にし、モバイルブラウザ上でネイティブアプリ同等のパフォーマンスを実現します。アップデートは即時反映され、アプリストアの承認待ちも不要で、常に最新バージョンを利用できます。
オフラインモード：当日のスケジュール、会場マップ、緊急連絡先などの重要データをキャッシュし、地下の搬入口や通信が届かないバックステージでも必要な情報にアクセス可能です。接続が回復すると変更内容は自動的に同期されます。

通知の最適化：情報共有レベルの通知（アプリ起動時に表示）と、即時対応が必要な重要通知（プッシュ通知）を区別します。天候による会場変更時には、800人のスタッフが12分以内に新しい配置を受信・確認しました。

動的再配置エンジン

ライブイベントでは常に状況の変化への対応が求められます。この再配置インターフェースにより、以下が可能になります：

ドラッグ＆ドロップによる再配置：マネージャーはスタッフをゾーン、役割、時間帯の間で視覚的に移動でき、その変更は即座に反映されます。操作中には、リアルタイムの人員状況、スキルカバレッジ、コンフリクト警告が表示されます。
スマートサジェスト：特定の役割に人員が必要な場合、システムは近くにいる、または現在の負荷が低い適切なスキルを持つスタッフを提案します。緊急時には、意思決定時間を数分から数秒へと短縮します。

連鎖的な更新対応：1人の再配置が休憩スケジュール、チームバランス、機材の引き継ぎに影響する場合があります。システムは関連する調整を自動で特定・提案し、手動運用で発生していた連鎖的な問題を防止します。

エンタープライズセキュリティとコンプライアンス

ロールベースのアクセス制御により、スタッフは自分のスケジュールや所属チームの情報のみを閲覧でき、ゾーン責任者は他ゾーンや財務情報にアクセスすることなく、より広範なチーム情報を把握できます。プロダクションマネージャーはHR関連の機微情報に触れることなく運用全体を管理し、経営層は個人のプライバシーを尊重しながら戦略的な分析情報を取得できます。

このセキュリティモデルは、日本の厳格なデータ保護要件に対応しつつ、ライブイベント運営に求められる円滑なコラボレーションを実現しています。